Әр көлік бойынша жалдауларды, ақшаны және құжаттарды қалай жүргізу керек

Көлікті жалдау есебін бөлек кестелер, қалталар мен хат алмасулардың айналасында емес, жалдаудың өзінің айналасында құрған ыңғайлы. RentDesk-те бір карточкада шарт, төлемдер, кепілақы, тексерулер, айыппұлдар, қосымша төлемдер және көліктің брондаудан жалдау жабылғанға дейінгі бүкіл жолы қалады. Бұл ауысымға кімнің қай көлікпен жүргенін ғана емес, осы жалдау бойынша әлі не жабылмағанын да көруге мүмкіндік береді.

Жалдау бойынша барлық ақпаратты бір жерге қалай жинауға болады?

Есеп Excel-де жүргізілгенде ақпараттың бір бөлігі әдетте кестеде, бір бөлігі шартта, бір бөлігі менеджердің хат алмасуында тұрады, ал ақшаны бөлек тексеруге тура келеді. Парк шағын болып, әр жалдауды сол бір адамдар есінде сақтап тұрғанда, бұл сұлба әлі де шыдайды. Көлік пен ауысым саны өскен сайын жады есеп жүйесі болудан қалады.

RentDesk-те жұмыстың негізгі бірлігі — жалдау карточкасы. Онда шарттың өзі және көліктің клиент бойынша брондаудан жабуға дейінгі жолы сақталады. Қызметкерге бронның қашан жасалғанын, беру кезінде не болғанын және жалдаудың немен аяқталғанын бөлек іздеудің қажеті жоқ.

Қалған әрекеттер де жалдау карточкасымен байланысқан: төлемдер, тексерулер, айыппұлдар, қосымша төлемдер және құжаттар. Нақты бір жалдауды талдау керек болса, кіру нүктесі бірнеше файл бойынша іздеу емес, оның өзі болады.

Бұл ретте RentDesk — прокат компаниясына арналған бұлттық бағдарлама. Ол браузерде жұмыс істейді, бөлек қорапты нұсқасы жоқ. Жекелеген жалдаулардың есебі ғана емес, жүйенің тұтас шолуы қажет болса, ол мына жерде бар: басты бетте.

Клиенттің қанша төлегенін және әлі қанша қарыз екенін қалай түсінуге болады?

Ауысымдағы ең жағымсыз жағдайлардың бірі — көлік қайтып келе жатқанда, қызметкер клиенттің қанша төлегенін, кепілақының қандай болғанын, қосымша төлем болғанын және берешек қалғанын хабарламалар мен кассадан қалпына келтіре бастағанда.

Ақша жалдаудан бөлек есепке алынса, цифрларды қолмен салыстыруға тура келеді. Мұндағы қате ұсақ болып көрінуі мүмкін, бірақ кейін ол кассаны салыстырғанда немесе нақты клиентті талдағанда шығады.

RentDesk-те касса жалдаумен байланысқан. Одан не төленгені, не қалғаны және депозиттің қайда екені көрінеді. Сондықтан «клиент осы жалдау бойынша қанша қарыз» деген сұрақ жалдаудың өзі тұрған сол жүйенің ішінде шешіледі.

Бұл ауысым үшін де маңызды. Жұмысты келесі қызметкерге тапсырғанда қандай төлемдерді іздеу керегін және олардың қай шартқа қатысты екенін бөлек түсіндірудің қажеті жоқ. Ақпарат жалдауға байланған күйінде қалады.

Айыппұлдар мен қосымша төлемдер де сол карточкаға қосылып, қорытынды есепке түседі. Олар клиентпен және көлікпен байланысы жоқ бөлек тізім болып ілініп тұрмайды.

RentDesk кассасы: жалдау бойынша кіріс, төлемнің мақсаты, кепілақылар және кассалар бойынша ақша қозғалысы — Демо-стенд: прокат пен қонақтар ойдан шығарылған.

Әр беру кезінде шарт пен актіні қайтпек керек?

Шарт есеп бағдарламасынан бөлек толтырылғанда қосарланған жұмыс пайда болады. Менеджер алдымен жалдау жасайды, содан кейін сол деректерді құжатқа қайта енгізеді. Беру алдында бірдеңе өзгерсе, құжаттың жалдаудың нақты шарттарымен сәйкес келетінін тексеруге тура келеді.

RentDesk-те шарт пен қабылдау-тапсыру актісі жалдау карточкасынан қалыптасады. Жүйеде бар деректер баспа нысаны үшін автоматты түрде пайдаланылады.

Бұл құжаттар ауысым жұмысының бөлігі болудан қалады дегенді білдірмейді. Керісінше, олар жалдаудың жалғасына айналады: карточкада жұмыс деректері тұрады, ал шарт пен акт солардан жиналады.

Мұндай тәсіл құжаттар беру кезінде ғана емес, кейін де қажет болғанда аса пайдалы — мысалы, нақты жалдау бойынша дәл нені тіркегенін түсіну үшін.

Бөлек бет жинақтадық: прокатқа арналған құжаттар, онда шарт, қабылдау-тапсыру актісі және оларға байланысты сұрақтар талданған.

Көліктің жалдауға дейінгі және кейінгі күйін қалай тіркеу керек?

Дұрыс тексеру болмаса, зақым туралы дау тез арада есте сақталғанға сүйенген әңгімеге айналады: бұл бұрын болды ма, сызатты кім көрді, оны қашан байқады және көлік қандай күйде кетті.

RentDesk-те тексеру беру кезінде және қайтару кезінде жүргізіледі. Онда көліктің күйі тіркеледі және фотосуреттер қосылады. Зақым табылса, содан акт ресімдеуге болады.

Тексеру нақты жалдаумен байланысқан, сондықтан фотосуреттер қызметкердің телефонында немесе чатта бөлек жатпайды. Жағдайды талдағанда тіркелген күйдің қай беруге және қайтаруға қатысты екені көрінеді.

Тексерудің жалдау есебінің қасында дербес бағдарлама ретінде өмір сүрмейтіні де маңызды. Бұл — сол карточкамен байланысқан RentDesk-тің тағы бір экраны.

Прокат үшін бұл шарт бір жерде, фотосуреттер екінші жерде, ал зақым туралы ақпарат басшыға жіберілген хабарламада тұратын сұлбадан ыңғайлы.

RentDesk-тегі көлікті тексеру: жүріс, отын, тазалық, ракурстар бойынша фотосуреттер жинағы — RentDesk-тен алынған нақты тексеру, дербес деректер жабық.

Беру мен қайтару телефоннан

Дәл сол тексеру қызметкерге телефоннан да қолжетімді — беру кезінде де, қайтару кезінде де. Күндік ауысымда барлық брон уақыты бойынша көрінеді, ал әр карточкадан қонаққа бөлек қосымшаға шықпай және нөмірді көшірмей, бір рет басып қоңырау шалуға болады.

Беру кезінде қызметкер жүріс пен отынды енгізеді, көліктің күйін белгілейді және ракурстар бойынша фотосурет түсіреді. Тексеруге қонақ телефон экранында тікелей қол қояды — қол қойылғаннан кейін ол бойынша түзетулер жабылады.

Қол қойылғаннан кейін қонаққа қол қойылған шарт, қабылдау-тапсыру актісі және көлікті пайдалану ережелері бар қосымша бірден жіберіледі — поштаға немесе мессенджерге, қолмен бөлек жіберусіз.

Тексеру кезінде зақым табылса, акт сол жерде ресімделіп, қол қойылады және қонаққа сол жолмен жіберіледі. Зақым үшін акт бойынша ұсталатын сома бірден RentDesk кассасына түседі — қанша және кімнен ұсталғанын бөлек салыстырудың қажеті жоқ.

Мобильді RentDesk-тегі ауысым: күнге арналған берулер мен қайтарулар тізімі, қонаққа бір рет басып қоңырау шалу — Телефондағы ауысым, дербес деректер жабық.

Көлікті телефоннан беру: қонаққа қоңырау, жалдау бойынша есеп, жүріс және отын — Беру экраны, нөмірі мен аты-жөні жабық.

Тексеру фотосуреттері және қонаққа жіберілген құжаттар тізімі: шарт, акт, қосымша — Фотосуреттер мен жіберілген құжаттар, қонақтың поштасы жабық.

Қайтарудан кейін айыппұлдарды, қосымша төлемдерді және кепілақыны қалай жоғалтпау керек?

Жалдаудың жабылуы ол бойынша енді ештеңе болмайды дегенді әрқашан білдірмейді. Қосымша төлем, айыппұл, кепілақы бойынша сұрақ немесе зақымды талдау қалуы мүмкін.

Қайтарудан кейін мұның бәрі бөлек кестелер мен хабарламаларда өмір сүре бастаса, бастапқы жалдаумен байланыс бірте-бірте жоғалады. Біраз уақыттан кейін қызметкерге клиенттің кім болғанын, қай көліктің берілгенін және есептеудің қай кезеңге қатысты екенін қайтадан анықтауға тура келеді.

RentDesk-те айыппұлдар мен қосымша төлемдер өздері қатысты жалдаудың карточкасына қосылады. Олар жалдау бойынша қорытынды есепке қатысады.

ГИБДД қаулысы жалдауға бұзушылықтың күні мен уақыты бойынша байланады: жүйе сол сәтте бұл көліктің рөлінде кім болғанын өзі табады. Әрі қарай тізім үш бөлікке бөлінеді — қай айыппұлдар бойынша кінәлі табылды және оларды клиентке ұсынуға болады, қайсысы қойылып қойған, және қайсысында рөлде басқа біреу болған немесе көлік паркте тұрған.

RentDesk-тегі ГИБДД айыппұлдары: қаулылар жалдауларға бұзушылық күні бойынша байланған, бабы, жеңілдікпен сомасы және төлем мәртебесі көрінеді — RentDesk-тен алынған нақты айыппұлдар тізімі, дербес деректер жабық.

Әр қаулы бойынша бабы, сомасы және жеңілдікпен сомасы, төлем мәртебесі және ол қатысты жалдаудың нөмірі көрінеді. Прокаттың өзі төлеген айыппұл жоғалмайды: ол қойылып, жабылғанға дейін нақты жалдау бойынша берешек болып қалады.

Кепілақы да кассада жалдау аясында көрінеді. Сондықтан қызметкер дерексіз депозиттер тізімімен емес, нақты көлік беруімен және нақты клиентпен жұмыс істейді.

Мұндай есеп бәрі мінсіз өткен сәтте емес, жалдауға ол аяқталғаннан кейін оралып, ол бойынша не болғанын тез түсіну керек болғанда аса пайдалы.

Көлік қазір қайда және қанша жүрді?

Әдетте бұл сұрақтың жауабы трекердің бөлек кабинетінде тұрады: онда өз көліктер тізімі, өз нысан атаулары бар және жалдаумен ешқандай байланысы жоқ. Сағатына 121 км жылдамдықпен кімнің жүргенін түсіну үшін екі бағдарламаны ашып, оларды көзбен салыстыруға тура келеді.

RentDesk сіздің трекерлеріңізге API арқылы қосылып, паркті жүйенің ішіндегі картада көрсетеді. ГЛОНАССSoft және Wialon платформалары қолдау табады — жабдықты ауыстырудың қажеті жоқ, трекерлеріңіз жұмыс істеп тұрған платформаға қол жеткізу қажет.

RentDesk-тегі GPS-мониторинг: картадағы парк, жүріп келе жатқан көліктердің жылдамдығы, тәуліктік жүріс және жалдаумен байланыс — RentDesk-тен алынған нақты парк картасы, дербес деректер жабық.

Картадағы көліктер кластерлерге жинақталған және мемлекеттік нөмірімен қол қойылған, жүріп келе жатқандардың қасында жылдамдығы тұрады. Картаның астындағы тізімде — тәуліктік жүріс, сигналдың бар-жоғы және ең бастысы, жалдау: көліктің клиентпен жүргені ме, әлде бос көліктің парк ішінде қозғалғаны ма — бірден көрінеді.

Прокат трекерлерді әдетте не үшін қоятын болса, сол сұрақтарға екі бөлек есеп жауап береді: жылдамдықтан асу және жалдаусыз қозғалыс. Екеуі де сөзбен емес, өлшеммен есептеледі және нақты көлікке әрі нақты жалдауға байланған.

Адал ескерту: тәулік бойынша жүріс пен мотосағат мониторинг платформасынан алынады және өткен күндер бойынша бар, ал жол сызығын нүктелермен барлық жеткізуші бермейді — ондайда RentDesk әр алмасу кезінде орналасуды түсіріп, тректі өзі жинайды. Бұл жағдайда картадағы тарих трекер орнатылған сәттен емес, қосылған күннен басталады.

Иелердің көліктері бойынша жалдауларды қалай есептеу керек?

Тартылған көліктері бар прокатта тек клиент есебі жеткіліксіз. Жалдаудан кейін тағы бір сұрақ туады: қай бөлігі көлік иесіне қатысты және оған нені төлеу керек.

Мұндай есептер жалдаулардан бөлек жүргізілсе, алдымен көліктің нақты жалға берілуі туралы деректерді жинап, содан кейін оларды өз есеп кестесіне көшіруге тура келеді.

RentDesk-те жүйеде иесінікі деп белгіленген көліктер үшін көліктің жалға берілу фактісі бойынша бөлек есеп және иесіне төлем көзделген.

Яғни ақпарат ауысым жүргізіп отырған сол жалдаулардан алынады. Көлік иесімен есеп айырысу үшін ғана сол сапарлардың екінші есебін жасаудың қажеті жоқ.

Бұл ретте иелермен есеп айырысу жалдаумен, кассамен және құжаттармен бірге ортақ бағдарламаның бөлігі болып қалады. RentDesk бұл жұмысты бірнеше бөлек қондырмадан жинауды талап етпейді.

Алдымен нақты жалдаудың қаржы бөлігін емес, парктің өзінің жүктемесін түсіну қажет болса, ол мына бетте бөлек көрсетілген: RentDesk шахматкасы.

RentDesk-тегі иенің кабинеті: көліктер паркі, жүктеме, кезеңдегі есептеу және төлем — RentDesk-тен алынған нақты иенің кабинеті, нөмірлер мен дербес деректер жабық.

Агенттер мен серіктестерге сыйақыны қалай есептеу керек?

Агент немесе серіктес қонақты өз промокоды бойынша әкеледі және жалдау төлемінен пайыз алады. Бұл прокат бағдарламасының өзіне енгізілмесе, қай жалдаудың қай промокод бойынша келгенін бөлек жинап, тиесілі пайызды қолмен есептеуге тура келеді.

RentDesk-те әр агенттің бағдарламаның паролінсіз, жеке сілтеме бойынша ашылатын өз кабинеті бар. Кабинетте оның промокоды бойынша кезеңдегі жалдаулар, есептелген сома, не төленгені және төлеуге қалған қалдық — өткен кезеңдердегі берешекті есепке ала отырып — көрінеді.

Иелердегі сияқты, есеп ауысым жүргізіп отырған сол жалдаулардан алынады: агенттің пайызы үшін ғана сол сапарлардың қатар есебін жүргізудің қажеті жоқ.

Әкімші жағынан агенттер мен серіктестердің барлық кабинеті бір тізіммен көрінеді: әрқайсысы бойынша — промокод, жалдаулар саны, есептелгені, төленгені және қалдығы, төлеу түймесімен.

RentDesk-тегі агент кабинеті: промокод бойынша жалдаулар, есептелгені, төленгені және төлеуге қалдық — RentDesk-тен алынған нақты агент кабинеті, промокод пен нөмір жабық.

Жиі қойылатын сұрақтар

Ал көлікті тексерусіз берсе ше?

Жүйеде беру кезіндегі тексеру мен қайтару кезіндегі тексеру — жалдаумен байланысқан бөлек әрекеттер. Тексеру жасалмаса, RentDesk көліктің күйін көрсететін фотосуреттерді кейінгі күнмен жасай алмайды. Сондықтан тексерудің өзін қызметкер көлікпен жұмыс істеп тұрған сәтте бәрібір орындауы керек.

Берешекті нақты бір жалдау бойынша көруге бола ма?

Иә. Касса жалдаумен байланысқан және ол бойынша не төленгенін, не қалғанын және депозиттің қайда екенін көрсетеді. Айыппұлдар мен қосымша төлемдер де сол карточкаға қатысты және қорытынды есепте ескеріледі.

Шартты бағдарламадан бөлек қолмен толтыру керек пе?

Жоқ. Шарт пен қабылдау-тапсыру актісі жалдау карточкасының деректерінен қалыптасады. Менеджерге жүйеде бар ақпаратты құжатқа қайта көшірудің қажеті жоқ.

Қайтарудан кейін зақымға не болады?

Көліктің күйі фотосуреттері бар тексерумен тіркеледі. Зақым табылса, содан акт ресімдеуге болады, бұл ретте тексерудің өзі нақты жалдаумен байланысты күйінде қалады.

Тартылған көліктердің иелеріне төлемдерді есептеуге бола ма?

Иә. Иесінікі деп белгіленген көліктер үшін RentDesk-те көліктің жалға берілу фактісі бойынша бөлек есеп және иесіне төлем бар.

Бұл жеке-жеке сатып алу керек бөлек модульдер ме?

Жоқ. Жалдау карточкасы, касса, құжаттар, тексерулер, иелермен есеп айырысу және RentDesk-тің қалған бөлімдері бір бағдарламаға кіреді. Пайдаланушылар, интеграциялар, жаңартулар және қолдау да пайдаланушы немесе филиал үшін бөлек төлемсіз жазылымға кіреді.

RentDesk-ті өз паркіңізде қарау

Қазір жалдауларды, ақшаны, құжаттарды және тексерулерді бірнеше жерден жинауға тура келсе, сол жұмыс процесі RentDesk-те қалай көрінетінін көрсетуге болады: брондаудан және жалдау карточкасынан бастап қайтаруға, қорытынды есепке және құжаттарға дейін. Жүйені тірі экрандарда көрсетіп, ауысымыңыз күн сайын қолданатын дәл сол процестерді талдаймыз.

Жүйені көрсету Бағалар

Сондай-ақ қараңыз: жүйенің толық қалай құрылғаны, прокат құжаттары және жүйеде жұмыс істеу бойынша нұсқаулықтар.