Как вести аренды, деньги и документы по каждой машине

Учёт аренды автомобиля удобнее строить вокруг самой аренды, а не вокруг отдельных таблиц, папок и переписок. В RentDesk в одной карточке остаются договор, оплаты, залог, осмотры, штрафы, доплаты и весь путь машины от брони до закрытия аренды. Это позволяет смене видеть не только кто и на какой машине едет, но и что по этой аренде ещё не закрыто.

Как понимать, сколько клиент уже заплатил и что ещё должен?

Одна из самых неприятных ситуаций в смене — когда машина уже возвращается, а сотрудник начинает восстанавливать по сообщениям и кассе, сколько клиент внёс, что было залогом, была ли доплата и остался ли долг.

Если деньги учитываются отдельно от аренды, цифры приходится сопоставлять вручную. Ошибка здесь может выглядеть мелкой, но потом она всплывает при сверке кассы или при разборе конкретного клиента.

В RentDesk касса связана с арендой. По ней видно, что оплачено, что осталось и где находится депозит. Поэтому вопрос «сколько клиент должен по этой аренде» решается внутри той же системы, где находится сама аренда.

Это же важно для смены. При передаче работы следующему сотруднику не требуется отдельно объяснять, какие оплаты искать и к какому договору они относятся. Информация остаётся привязанной к аренде.

Штрафы и доплаты также добавляются в ту же карточку и попадают в итоговый расчёт. Они не висят отдельным списком без связи с клиентом и машиной.

Как фиксировать состояние машины до и после аренды?

Без нормального осмотра спор о повреждении быстро превращается в разговор по памяти: было ли это раньше, кто видел царапину, когда её заметили и в каком состоянии машина уехала.

В RentDesk осмотр проводится при выдаче и при возврате. В нём фиксируется состояние автомобиля и добавляются фотографии. Если обнаружено повреждение, из него можно оформить акт.

Осмотр связан с конкретной арендой, поэтому фотографии не лежат отдельно в телефоне сотрудника или в чате. При разборе ситуации видно, к какой выдаче и возврату относится зафиксированное состояние автомобиля.

Важно и то, что осмотр не существует как самостоятельная программа рядом с учётом аренд. Это ещё один экран RentDesk, связанный с той же карточкой.

Для проката это удобнее, чем схема, где договор живёт в одном месте, фотографии — в другом, а информация о повреждении — в сообщении руководителю.

Выдача и возврат с телефона

Тот же осмотр доступен сотруднику с телефона — на выдаче и на возврате. В смене на день видны все брони по времени, а по каждой карточке можно позвонить гостю одним нажатием, не выходя в отдельное приложение и не переписывая номер.

При выдаче сотрудник вносит пробег и топливо, отмечает состояние машины и делает фотографии по ракурсам. Осмотр подписывается гостем прямо на экране телефона — после подписи правки по нему закрываются.

После подписания гостю сразу уходят подписанный договор, акт приёма-передачи и приложение с правилами пользования автомобилем — на почту или в мессенджер, без отдельной пересылки вручную.

Если при осмотре найдено повреждение, акт оформляется и подписывается тут же, на месте, и уходит гостю тем же путём. Сумма, которая удерживается по акту за повреждение, сразу попадает в кассу RentDesk — отдельно сверять, сколько и с кого удержано, не нужно.

Где сейчас машина и сколько она проехала?

Обычно ответ на этот вопрос живёт в отдельном кабинете трекера: там свой список машин, свои названия объектов и никакой связи с арендой. Чтобы понять, кто ехал 121 км/ч, приходится открывать две программы и сводить их глазами.

RentDesk подключается к вашим трекерам по API и показывает парк на карте внутри системы. Поддержаны платформы ГЛОНАССSoft и Wialon — менять оборудование не нужно, нужен доступ к той платформе, где ваши трекеры уже работают.

Машины на карте собраны в кластеры и подписаны госномером, у едущих рядом стоит скорость. В списке под картой — пробег за сутки, наличие сигнала и, главное, аренда: сразу видно, машина едет под клиентом или это движение свободной машины по парку.

Два отдельных отчёта отвечают на вопросы, ради которых прокат обычно и ставит трекеры: превышения скорости и движение без аренды. Оба считаются по замерам, а не по словам, и привязаны к конкретной машине и конкретной аренде.

Честная оговорка: пробег и моточасы по суткам берутся у платформы мониторинга и есть за прошлые дни, а линию пути точками не все поставщики отдают — тогда RentDesk копит трек сам, снимая положение при каждом обмене. В этом случае история на карте начинается со дня подключения, а не с момента установки трекера.

Как считать вознаграждение агентам и партнёрам?

Агент или партнёр приводит гостя по своему промокоду и получает процент с оплаты аренды. Если это не встроено в саму программу проката, приходится отдельно собирать, какая аренда пришла по какому промокоду, и вручную считать причитающийся процент.

В RentDesk у каждого агента есть свой кабинет по личной ссылке, без пароля от программы. В кабинете видно аренды по его промокоду за период, сумму начисления, что уже выплачено и остаток к выплате — с учётом долга за прошлые периоды.

Как и с собственниками, расчёт берётся из тех же аренд, которые уже ведёт смена: не нужно вести параллельный учёт тех же поездок только ради процента агента.

Со стороны администратора все кабинеты агентов и партнёров видны одним списком: по каждому — промокод, число аренд, начислено, выплачено и остаток, с кнопкой выплаты.