Как вести аренды, деньги и документы по каждой машине

Учёт аренды автомобиля удобнее строить вокруг самой аренды, а не вокруг отдельных таблиц, папок и переписок. В RentDesk в одной карточке остаются договор, оплаты, залог, осмотры, штрафы, доплаты и весь путь машины от брони до закрытия аренды. Это позволяет смене видеть не только кто и на какой машине едет, но и что по этой аренде ещё не закрыто.

Как собрать всю информацию по аренде в одном месте?

Когда учёт ведётся в Excel, часть информации обычно живёт в таблице, часть — в договоре, часть — в переписке менеджера, а деньги приходится проверять отдельно. Пока парк небольшой и одни и те же люди помнят каждую аренду, схема ещё держится. С ростом количества машин и смен память перестаёт быть системой учёта.

В RentDesk основная единица работы — карточка аренды. Она хранит сам договор и путь машины по клиенту от брони до закрытия. Сотруднику не нужно отдельно искать, когда была создана бронь, что произошло при выдаче и чем закончилась аренда.

Из карточки аренды связаны и остальные действия: оплаты, осмотры, штрафы, доплаты и документы. Если нужно разобраться с конкретной арендой, точкой входа становится она сама, а не поиск по нескольким файлам.

При этом RentDesk — облачная программа для прокатной компании. Она работает в браузере, отдельной коробочной версии нет. Если нужен обзор системы целиком, а не только учёта отдельных аренд, он есть на главной странице.

Как понимать, сколько клиент уже заплатил и что ещё должен?

Одна из самых неприятных ситуаций в смене — когда машина уже возвращается, а сотрудник начинает восстанавливать по сообщениям и кассе, сколько клиент внёс, что было залогом, была ли доплата и остался ли долг.

Если деньги учитываются отдельно от аренды, цифры приходится сопоставлять вручную. Ошибка здесь может выглядеть мелкой, но потом она всплывает при сверке кассы или при разборе конкретного клиента.

В RentDesk касса связана с арендой. По ней видно, что оплачено, что осталось и где находится депозит. Поэтому вопрос «сколько клиент должен по этой аренде» решается внутри той же системы, где находится сама аренда.

Это же важно для смены. При передаче работы следующему сотруднику не требуется отдельно объяснять, какие оплаты искать и к какому договору они относятся. Информация остаётся привязанной к аренде.

Штрафы и доплаты также добавляются в ту же карточку и попадают в итоговый расчёт. Они не висят отдельным списком без связи с клиентом и машиной.

Касса RentDesk: приход по аренде, назначение платежа, залоги и движение денег по кассам — Демо-стенд: прокат и гости вымышленные.

Что делать с договором и актом при каждой выдаче?

Когда договор заполняется отдельно от программы учёта, появляется двойная работа. Менеджер сначала создаёт аренду, а потом снова вводит те же данные в документ. Если что-то поменялось перед выдачей, приходится проверять, совпадает ли документ с фактическими условиями аренды.

В RentDesk договор и акт приёма-передачи формируются из карточки аренды. Данные, которые уже есть в системе, используются для печатной формы автоматически.

Это не означает, что документы перестают быть частью работы смены. Наоборот, они становятся продолжением аренды: карточка содержит рабочие данные, а договор и акт собираются из них.

Такой подход особенно полезен, когда документы нужны не только при выдаче, но и позже — например, чтобы понять, что именно было зафиксировано по конкретной аренде.

Отдельно мы собрали страницу про документы для проката, где разобраны договор, акт приёма-передачи и связанные с ними вопросы.

Как фиксировать состояние машины до и после аренды?

Без нормального осмотра спор о повреждении быстро превращается в разговор по памяти: было ли это раньше, кто видел царапину, когда её заметили и в каком состоянии машина уехала.

В RentDesk осмотр проводится при выдаче и при возврате. В нём фиксируется состояние автомобиля и добавляются фотографии. Если обнаружено повреждение, из него можно оформить акт.

Осмотр связан с конкретной арендой, поэтому фотографии не лежат отдельно в телефоне сотрудника или в чате. При разборе ситуации видно, к какой выдаче и возврату относится зафиксированное состояние автомобиля.

Важно и то, что осмотр не существует как самостоятельная программа рядом с учётом аренд. Это ещё один экран RentDesk, связанный с той же карточкой.

Для проката это удобнее, чем схема, где договор живёт в одном месте, фотографии — в другом, а информация о повреждении — в сообщении руководителю.

Осмотр автомобиля в RentDesk: пробег, топливо, чистота, комплект фотографий по ракурсам — Реальный осмотр из RentDesk, персональные данные закрыты.

Как не потерять штрафы, доплаты и залог после возврата?

Закрытие аренды не всегда означает, что по ней больше ничего не произойдёт. Может остаться доплата, штраф, вопрос по залогу или разбор повреждения.

Если после возврата всё это начинает жить в отдельных таблицах и сообщениях, связь с исходной арендой постепенно теряется. Через некоторое время сотруднику приходится заново выяснять, кто был клиентом, какая машина была выдана и к какому периоду относится начисление.

В RentDesk штрафы и доплаты добавляются в карточку той аренды, к которой относятся. Они участвуют в итоговом расчёте по аренде.

Залог также виден в кассе в контексте аренды. Поэтому сотрудник работает не с абстрактным списком депозитов, а с конкретной выдачей автомобиля и конкретным клиентом.

Такой учёт особенно полезен не в момент, когда всё прошло идеально, а когда нужно вернуться к аренде после её завершения и быстро понять, что по ней происходило.

Как считать аренды по собственническим автомобилям?

В прокате с привлечёнными машинами одного учёта клиента недостаточно. После аренды возникает ещё один вопрос: какая часть относится к собственнику автомобиля и что ему нужно выплатить.

Если такие расчёты ведутся отдельно от аренд, приходится сначала собрать данные о фактической сдаче машины, а затем переносить их в собственную таблицу расчётов.

В RentDesk для автомобилей, отмеченных в системе как собственнические, предусмотрен отдельный расчёт и выплата собственнику по факту сдачи машины в аренду.

То есть информация берётся из тех же аренд, которые уже ведёт смена. Не нужно создавать второй учёт тех же поездок только ради расчёта с владельцем машины.

При этом расчёты с собственниками остаются частью общей программы вместе с арендой, кассой и документами. RentDesk не требует собирать эту работу из нескольких отдельных надстроек.

Если сначала нужно понять занятость самого парка, а не финансовую часть конкретной аренды, это показано отдельно на странице шахматки RentDesk.

Кабинет собственника в RentDesk: парк машин, загрузка, начисление и выплата за период — Реальный кабинет собственника из RentDesk, номера и персональные данные закрыты.

Как считать вознаграждение агентам и партнёрам?

Агент или партнёр приводит гостя по своему промокоду и получает процент с оплаты аренды. Если это не встроено в саму программу проката, приходится отдельно собирать, какая аренда пришла по какому промокоду, и вручную считать причитающийся процент.

В RentDesk у каждого агента есть свой кабинет по личной ссылке, без пароля от программы. В кабинете видно аренды по его промокоду за период, сумму начисления, что уже выплачено и остаток к выплате — с учётом долга за прошлые периоды.

Как и с собственниками, расчёт берётся из тех же аренд, которые уже ведёт смена: не нужно вести параллельный учёт тех же поездок только ради процента агента.

Со стороны администратора все кабинеты агентов и партнёров видны одним списком: по каждому — промокод, число аренд, начислено, выплачено и остаток, с кнопкой выплаты.

Кабинет агента в RentDesk: аренды по промокоду, начислено, выплачено и остаток к выплате — Реальный кабинет агента из RentDesk, промокод и номер закрыты.

Частые вопросы

А если машину выдали без осмотра?

В системе осмотр при выдаче и осмотр при возврате являются отдельными действиями, связанными с арендой. Если осмотр не был сделан, RentDesk не может задним числом создать фотографии состояния автомобиля. Поэтому сам процесс осмотра всё равно должен быть выполнен сотрудником в момент работы с машиной.

Можно ли увидеть долг именно по конкретной аренде?

Да. Касса связана с арендой и показывает, что по ней оплачено, что осталось и где находится депозит. Штрафы и доплаты также относятся к той же карточке и учитываются в итоговом расчёте.

Договор нужно заполнять вручную отдельно от программы?

Нет. Договор и акт приёма-передачи формируются из данных карточки аренды. Менеджеру не нужно повторно переносить в документ информацию, которая уже есть в системе.

Что происходит с повреждением после возврата?

Состояние машины фиксируется осмотром с фотографиями. Если обнаружено повреждение, из него можно оформить акт, при этом сам осмотр остаётся связан с конкретной арендой.

Можно ли считать выплаты владельцам привлечённых автомобилей?

Да. Для автомобилей, отмеченных как собственнические, в RentDesk есть отдельный расчёт и выплата собственнику по факту сдачи автомобиля в аренду.

Это отдельные модули, которые нужно покупать по одному?

Нет. Карточка аренды, касса, документы, осмотры, расчёты с собственниками и остальные разделы RentDesk входят в одну программу. Пользователи, интеграции, обновления и поддержка также входят в подписку без отдельной оплаты за пользователя или филиал.

Посмотреть RentDesk на своём парке

Если сейчас аренды, деньги, документы и осмотры приходится собирать из нескольких мест, можно показать, как тот же рабочий процесс выглядит в RentDesk: от брони и карточки аренды до возврата, итогового расчёта и документов. Покажем систему на живых экранах и разберём именно те процессы, которыми пользуется ваша смена каждый день.

Показать систему Цены