Эту страницу обычно открывают, когда решение уже принято и остался один вопрос: как перейти, не останавливая работу проката и не потеряв историю аренд. Ниже — задача за задачей, как привычная работа устроена в RentDesk, что переносится из вашей базы и как проходит сам переход.
Чужую программу мы не разбираем и оценок ей не ставим: ВС Автопрокат — работающая система, и причины уходить у каждого проката свои. Сравниваем только по существу — какая задача как решается.
RentDesk написан действующим автопрокатом для себя. Первую миграцию мы провели на собственном прокате — 61 автомобиль в активном парке, круглогодичная аренда, машины собственников рядом со своими.
Новая система запускается рядом с действующей. Прежнюю вы отключаете только после того, как данные перенесены и сверены, — не раньше и не по нашей команде.
Парк, клиенты, аренды, тарифы, агенты, будущие брони и остатки по кассе переезжают вместе с вами, а не начинаются с чистого листа.
Основной экран — та же шахматка: парк по строкам, даты по столбцам, занятость полосами. Меню повторяет привычные разделы.
Перенос данных, печатные формы, права доступа и обучение смены — наша часть. Прокату это не остаётся списком задач «настройте сами».
Слева — то, ради чего прокат каждый день открывает программу. Справа — раздел RentDesk, который это закрывает.
| Привычная задача | Как она решена в RentDesk |
|---|---|
| Видеть занятость всего парка | Шахматка: парк по строкам, даты по столбцам; аренды, брони, сервис и доставки — одной лентой |
| Поставить бронь и превратить её в аренду | Бронь создаётся прямо из шахматки и при выдаче становится арендой — без повторного ввода данных гостя |
| Вести клиентов и их историю | Клиенты: документы, прошлые аренды, бонусы за повторные обращения, язык гостя |
| Печатать договор и приложения | Печатные формы прямо из карточки аренды, с вашими реквизитами и факсимиле |
| Держать парк с документами и фото | Карточка автомобиля: характеристики, фотографии, документы, собственник, пробег из последнего осмотра |
| Разделять машины по классам | Классы заполнены и работают: по ним считаются цены, правила скидок и отчёты |
| Оформлять аренду от нужной организации | Несколько своих организаций: от какой оформляется аренда, от такой печатается договор и идёт касса |
| Считаться с собственниками машин | Доля по автомобилю, начисление по суткам аренды, месячный отчёт и кабинет собственника с его машинами |
| Работать с агентами и партнёрами | Своя цена, процент, задолженность и кабинет, в котором партнёр видит свои брони |
| Держать тарифы и сезонные цены | Сетка по суткам, скидка за длительность, акции по классам, исключения по отдельным машинам |
| Продавать дополнительные услуги | Услуги с ценой, днём начисления и продавцом — из этого считается заработок менеджера |
| Вести кассу и видеть, за что заплатил гость | У каждой оплаты указано назначение, залог учитывается отдельно, оплату можно перенести на другую аренду |
| Принимать и выдавать машину по осмотру | Осмотр с планшета: повреждения на схеме, топливо, пробег, фотографии, подпись гостя |
| Работать с точками выдачи и доставкой | Локации выдачи и возврата; доставка в другой город и трансфер — отдельные события с тарифом |
| Отслеживать штрафы | Штраф привязан к аренде и к водителю: видно, кто был за рулём в этот день |
| Ставить машину на ТО и ремонт | Сервис занимает автомобиль в шахматке так же, как аренда, — его не продадут случайно |
| Не терять события и сроки | Система сама предупреждает о незакрытой аренде, просроченном возврате, залоге, осмотре, страховке и ТО — в рабочий чат смены и на почту |
| Смотреть отчёты | Загрузка, количество аренд, средний чек, прибыль по автомобилям, задолженность, зарплата менеджеров, агенты, собственники, штрафы; плюс дашборд и сравнение плана с фактом |
| Разграничивать доступ сотрудников | Права по разделам и филиалам, роль «только просмотр», журнал изменений: видно каждую правку и её автора |
| Отдавать занятость на сайт и площадки | Модуль бронирования, выгрузка в Яндекс.Прокат и в объявления берут данные из той же базы — второй прайс никто не ведёт |
Основной экран сделан привычным намеренно: менеджер, пересаживаясь, должен открыть программу и увидеть знакомую картину, а не учиться заново в день выдач.
Это не улучшения ради улучшений: каждый пункт вырос из работы смены. Говорим о них заранее, чтобы после переезда они не стали сюрпризом.
Во время переезда сверяют не функции, а цифры. Поэтому касса устроена так, чтобы любую сумму можно было объяснить, не открывая вторую программу.
Проверка выгрузки, перенос и сверка данных, печатные формы, права доступа, обучение смены, подключение модуля бронирования к сайту.
Решения, которые за вас не примет никто: какие расхождения в старых данных считать верными, от какой организации оформлять аренды, кому какие права дать и когда выключить прежнюю программу.
Первым прокатом, который переехал на RentDesk, был наш собственный — 61 автомобиль в активном парке, Калининград. В кейсе написано и то, что оказалось сложным: разбор данных, которые годами вели по-разному, и двойные движения смены во время параллельной работы.
Нет. Новая система запускается рядом с действующей, а прежнюю вы отключаете только после того, как данные перенесены и сверены. Как на это время устроена работа с занятостью — обмен данными с прежней программой или ввод новых броней сразу в RentDesk — решаем после того, как посмотрим вашу базу: это зависит от того, в каком виде программа отдаёт данные.
Срок зависит не только от размера парка, а прежде всего от качества и структуры исходных данных. Поэтому точный срок называем после проверки выгрузки — вместе со стоимостью внедрения. Если данные в прежней программе запущены, мы скажем об этом прямо, а не узнаете вы об этом в середине переезда.
Переносятся парк с характеристиками и фотографиями, клиенты, история аренд, тарифы, агенты, будущие брони и остатки по кассе. Заново заводятся права доступа сотрудников, шаблоны договоров под вашу компанию и правила расчётов с собственниками автомобилей. Это делается на внедрении вместе с прокатом, а не оставляется ему списком задач.
Основной экран — шахматка занятости, и работает она привычным образом: парк по строкам, даты по столбцам, аренды и брони полосами. Меню повторяет разделы, знакомые по прежней программе. Обучение смены на её же данных входит во внедрение и отдельной строкой в счёте не появляется.
Да, и мы советуем именно так. Каждая аренда сверяется построчно — суммы, даты, залоги, начисления собственникам, — и от прежней программы вы отказываетесь тогда, когда расхождений не осталось. Плата за это — двойные движения смены, и мы говорим об этом заранее, а не после подписания договора.
Разберём, как у вас устроены парк, тарифы, собственники и работа смены, и покажем эти сценарии в живой системе. Без записи на демонстрационный стенд и без презентации, если она вам не нужна.
Смотрите также: как устроена система и сколько стоит подписка и внедрение.
ВС Автопрокат (WS.Автопрокат) — продукт стороннего разработчика. RentDesk и Hub4Rent не аффилированы с разработчиком ВС Автопрокат. Название используется только для описания сценария перехода и совместимости процессов.