Как принять и вернуть залог в RentDesk

Что такое залог в RentDesk

Сумма залога задаётся прямо в самой аренде — при создании RentDesk может подставить её сама, по тарифу конкретной машины, но это только подсказка: менеджер видит предложенную сумму и может вписать свою. Если по этой аренде залог не нужен вовсе, в карточке есть отдельный флажок «Залога нет» — например, для аренды со скидкой постоянному клиенту, когда собственник решил обойтись без денежного обеспечения.

Служебные поездки и трансферы — отдельный случай: по умолчанию залог с них вообще не запрашивается, это не исключение, которое включает менеджер, а обычное поведение системы для такого типа записи.

Как вернуть залог вручную

Возврат — там же, на вкладке «Оплата», кнопка «Вернуть». Форма подставляет сумму — весь ещё не возвращённый остаток — и просит выбрать счёт списания. В обычной ситуации, без повреждений, менеджер просто подтверждает эту сумму: залог возвращается клиенту целиком одним действием, отдельно ничего пересчитывать не нужно.

Что происходит, если найдено повреждение

Если на осмотре возврата отмечено повреждение, менеджер указывает его стоимость — и RentDesk сама заводит по аренде отдельное начисление на эту сумму. Из-за этого начисления автовозврат при «Завершить» не срабатывает: пока начисление не покрыто, система залог не трогает.

Дальше решение принимает не система, а менеджер: он сам определяет, сколько вернуть клиенту, а сколько удержать в счёт повреждения — той же формой «Вернуть», просто на меньшую сумму. Если стоимость повреждения больше, чем сумма залога, остаток не покрывается залогом автоматически — он становится обычным долгом по аренде, такой же неоплаченной услугой, как и любая другая; сам залог в сумму долга не входит. Куда уходят уже удержанные деньги — владельцу машины, на ремонт или без дальнейших последствий — отдельное решение, оно принимается позже и не описано в этой статье.

«Завершить» и «Закрыть» — не одно и то же

«Завершить» — единственное действие, которое само пытается вернуть залог, если для этого уже всё готово. Кнопка «Закрыть аренду» — это другое действие: она ничего не возвращает и не списывает, а только проверяет, что залог уже возвращён и, если он был по договору, проведён в кассе приходом — так же, как проверяются и остальные условия закрытия. Если залог всё ещё висит, форма «Закрыть аренду» откажет и прямо назовёт эту причину, а не попытается вернуть его сама.

Частые ситуации

• Залог внесли частями. Это нормально — RentDesk складывает все приходы и показывает, сколько от суммы уже покрыто.
• Аренда без залога. Флажок «Залога нет» в карточке — форма возврата в этом случае просто не нужна.
• Повреждение дешевле залога. Менеджер возвращает клиенту остаток за вычетом стоимости повреждения одним действием «Вернуть» на неполную сумму.
• Повреждение дороже залога. Залог удерживается целиком, а непокрытая часть становится обычным долгом по аренде — не особым случаем, а такой же задолженностью, как любая другая.
• Аренда завершена, а залог всё ещё не возвращён. Это и есть та самая причина, по которой замок не встаёт сам — возврат нужно провести вручную, до «Закрыть аренду».