Как сделать осмотр в RentDesk

Осмотр в RentDesk делают не за компьютером, а на площадке, с телефона: сотрудник встречает клиента у машины, открывает карточку и идёт по ней сверху вниз — пробег, фото по ракурсам, при необходимости повреждение, подписи. Ни выдачу, ни возврат заводить вручную не нужно — обе карточки уже ждут в разделе «Смена», как только бронь стала арендой. Дальше — что именно заполняется, как выглядит сравнение «было — стало» и почему без подписанного осмотра аренду потом не закрыть замком.

Где начинается осмотр

На телефоне это раздел «Смена» (короткая ссылка — просто /o): список задач на сегодня, разложенный по вкладкам «Выдача», «Возврат» и «Вне аренды», с временем и адресом у каждой карточки. Осмотр выдачи и осмотр возврата RentDesk создаёт сам, в момент, когда бронь становится арендой, — искать кнопку «Завести осмотр» на площадке не придётся, нужная карточка уже стоит в списке к нужному времени.

На компьютере та же пара карточек видна в разделе «Осмотры» — это журнал для контроля и печати, а не альтернативный способ провести осмотр руками: сама сдача-приёмка машины всегда идёт с телефона, на площадке, а не за стойкой.

Раздел «Смена» в RentDesk на телефоне: список задач на день с вкладками Выдача, Возврат и Вне аренды — Демо-стенд, имена и телефоны — учётные записи демо-окружения. Список задач на смену: время, адрес и статус каждой карточки видны без захода внутрь.

Пробег, топливо и обязательные фото

Внутри карточки — короткая форма фактов: пробег, топливо, отметка «машина чистая» и поле для примечания. Сохраняется отдельной кнопкой, сразу, без ожидания остальных шагов.

Ниже — сетка фото по ракурсам: до 19 обязательных позиций вроде «Вид спереди», «Диск передний левый», «Одометр», «Документы авто» — и отдельный блок «Дополнительно» для любого числа необязательных снимков (середина бампера, салон, что угодно сверх стандартного списка). Карточка прямо показывает счётчик «0 из 19 обязательных» и растёт по мере съёмки — сотрудник всегда видит, сколько осталось.

Карточка осмотра RentDesk на телефоне: форма пробега и топлива, ниже сетка обязательных фото по ракурсам — Демо-стенд. Факты и сетка обязательных фото — то, с чего начинается любой осмотр, до повреждений и подписей.

Если находят повреждение: «было — стало»

Повреждение заводится отдельно от общей сетки фото: место на схеме кузова, описание, сумма к возмещению и до двух своих снимков — общий план и крупный план. Обязательное поле здесь одно — описание, остальное можно заполнить по ситуации.

На возврате у этой формы есть то, чего нет при выдаче: под тем же ракурсом RentDesk сам подставляет снимок, сделанный при выдаче, — подпись «Было — стало» показывает обе фотографии рядом. Отдельного флажка «старое повреждение» в системе нет — сравнение решается глазами, снимок против снимка, а не пометкой в базе. Если на выдаче этот ракурс не снимали, вместо фотографии честно стоит «снимок не сделан» — RentDesk не подставляет чужой кадр и не выдумывает то, чего не было.

Сумма повреждения не остаётся заметкой «на будущее» — она сразу попадает в аренду отдельной строкой «Повреждение автомобиля» и войдёт в акт, который уйдёт клиенту. Само решение, что делать с этой суммой — удержать из залога, списать на ремонт за счёт проката или закрыть без последствий, — принимает не осмотр, а отдельный шаг с отдельным правом: это уже не часть сдачи-приёмки на площадке, а отдельная тема.

Форма повреждения в RentDesk: фото «Было — стало» рядом, сумма к возмещению и подпись клиента под повреждением — Демо-стенд. Слева — как место выглядело при выдаче, справа — «Сейчас»; ниже сумма и отдельная подпись клиента под конкретным повреждением.

Подпись — во весь экран, боком

Расписаться в узкой полоске карточки пальцем неудобно, поэтому подпись вынесена в отдельный полноэкранный слой: по кнопке «Подписать» экран телефона разворачивается содержимым боком, и подписывают вдоль длинной стороны — получается обычная подпись, а не случайная закорючка. Кнопка «Готово» возвращает картинку в карточку, «Стереть» — очищает холст, «Отмена» закрывает слой без сохранения.

Подписывают дважды — клиент и сотрудник, каждый своей кнопкой; порядок не важен, обе подписи независимы. Пустой росчерк система не примет: совсем пустой холст весит около 1200 байт, и сервер отличает его от настоящей подписи — значит, действительно нужно расписаться, а не просто нажать кнопку.

Полноэкранная подпись в RentDesk на телефоне: экран развёрнут боком, подпись клиента вдоль длинной стороны, кнопки Стереть, Отмена, Готово — Демо-стенд. Подпись во весь экран боком — тот самый шаг, без которого осмотр не подтвердить.

После «Подписать и отправить клиенту»

Финальная кнопка внизу карточки одним действием подтверждает осмотр и отправляет клиенту готовые документы — на площадке заново заходить в почту не нужно. С этого момента карточка выше пишет «Осмотр подписан — правки закрыты»: поля пробега, топлива и фото больше не редактируются, осмотр зафиксирован.

Для аренды подтверждённый осмотр — не просто отметка для истории. Замок, которым аренда закрывается (см. «Как закрыть аренду»), требует, чтобы осмотры и выдачи, и возврата были не только проведены, но и подтверждены подписью — без этого шага RentDesk не даст поставить замок, даже если с деньгами и пробегом всё сошлось.

Подписанный осмотр в RentDesk: плашка «Осмотр подписан — правки закрыты», поля пробега и топлива уже недоступны для правки — Демо-стенд. После подписи карточка открытым текстом говорит, что правки больше не сохранятся.

Перед тем как подписать, проверьте

пробег и топливо заполнены — без пробега на возврате замок потом не встанет;
обязательные фото сняты — счётчик «из 19» дошёл до конца;
если есть повреждение — оно заведено отдельной карточкой, с суммой и, по возможности, с фото;
клиент на месте и видит машину — сравнение «было — стало» и сумму повреждения он подписывает сам, а не постфактум;
обе подписи — клиента и сотрудника — стоят на своих местах.

Хотите посмотреть RentDesk на своём парке

Покажем осмотр, сравнение «было — стало» и подпись на телефоне — на ваших машинах, демонстрацией экрана, без записи на отдельный стенд.

Показать систему ← Как закрыть аренду